BNN.GO.ID – Babel, Dalam rangka mengoptimalkan kualitas kearsipan di lingkungan Badan Narkotika Nasional, Biro Umum Settama BNN RI menggelar acara sosialisasi kearsipan di kantor BNN Provinsi Bangka Belitung yang dipimpin langsung Karo Umum BNN RI, Brigjen Pol Tantan Sulistyana, S.I.K., S.H, Babel (20/10).
Saat memberikan sambutannya, Karo Umum menyampaikan bahwa Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
“Dengan di selenggarakannya kegiatan ini, kita mempunyai pemahaman yang sama tentang pentingnya kearsipan apalagi sudah ada aturan tentang tata kelola kearsipan dan kalau kita lihat dari Rencana Strategis BNN RI tahun 2020 – 2024 dimana ada salah satu indikator kegiatan, yaitu bagaimana kita bisa meningkatkan indeks kualitas penyelenggaraan penatausahaan bidang kearsipan,” kata Karo Umum.
Untuk meningkatkan penilaian tersebut, harus memenuhi beberapa kriteria, diantaranya memenuhi aspek penciptaan arsip yang baik, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip dan juga memiliki sumber daya kearsipan yang handal serta didukung dengan sarana dan prasarana yang baik.
“Kita coba tingkatkan melalui pembenahan internal dengan 4M (Man, Money, Material, Method) yaitu bagaimana meningkatkan kualitas personil, anggaran, sarana prasarana, dan metodenya. Diharapkan hal tersebut dapat dilaksanakan bersama-sama dan berkesinambungan baik di tingkat pusat maupun daerah dalam upaya peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan.
Drs. Tantan Sulistyana, SIK, SH menambahkan bahwa perlu adanya suatu Sistem Persuratan Berbasis Elektronik (SPBE) dalam rangka mewujudkan optimalisasi pelayanan publik ditengah pandemi Covid-19 yang sedang dialami saat ini.
Dengan menggunakan sistem tersebut, dokumen dapat dikelola dengan lebih baik melalui proses sistem informasi kearsipan dinamis yaitu mulai dari scan dokumen hingga dokumen terkirim.
“Sejauh ini BNN sudah melaksanakan SPBE dengan media email,” tandas Karo Umum.
Kepala BNN Provinsi Bangka Belitung, Brigjen Pol. Drs. Suparwoto, menyampaikan bahwa kegiatan sosialisasi ini merupakan kegiatan yang sangat ditunggu-tunggu untuk mengetahui tata kearsipan yang benar menurut aturan BNN dalam menjalin komunikasi melalui persuratan. Hal ini disebabkan karena adanya perbedaan latar belakang masing-masing pegawai yang tidak hanya dari ASN.
“Apabila arsip dan administrasi tidak ditentukan secara baku, ditakutkan nantinya akan mempunyai pengertian yang tidak fokus, dan tidak seragam,” kata Kepala BNNP Babel.
Dengan diselenggarakannya sosialisasi ini, diharapkan dapat menyeragamkan pelaksanaan tata kearsipan dan administrasi secara benar dan tidak menimbulkan persepsi yang berbeda-beda tentang produk persuratan.
Acara dilanjutkan dengan pemberian materi bagi peserta sosialisasi oleh Kepala Bagian Tata Usaha Biro Umum Settama BNN RI, ibu Christina Mustikowati, terkait tata naskah dinas dan pemusnahan arsip.
Materi tersebut diberikan agar BNNP dan BNNK memiliki keseragaman dalam penyusunan naskah dinas serta memiliki pedoman dalam melakukan pemusnahan arsip.
“Kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman tentang pentingnya arsip, menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban penyelenggaraan organisasi dan meningkatkan kualitas tata kelola arsip secara internal,” kata Christina mengakhiri penjelasannya. (HNY/FNY)
Biro Humas dan Protokol BNN RI
#hidup100persen
Instagram: @infobnn_ri
Twitter. : @infobnn
Facebook Fan page : @humas.bnn
YouTube: Humasnewsbnn
